Einleitung
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines fiktiven österreichischen Kleinunternehmens wie eine effiziente projektbasierte Zeiterfassung mit der webbasierten Zeiterfassungssoftware titra funktioniert. Im Schnitt wird im Jahr an sechs bis zehn Dienstleistungsprojekten für verschiedene Kund*innen in einem Team von vier Personen gearbeitet. Die Hauptaufgabenbereiche wie z.B. Projektmanagement, Implementierung, Testen und Dokumentationen welche relevant für Kund*innen sind werden in titra erfasst.
Titra ist eine Open Source Anwendung für die einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.
Erfassung von Aufwänden
Zeitaufwände können in Tagen sowie in Stunden eingetragen werden, diese Einstellung ist durch die Benutzer*innen selbst konfigurierbar. Der Arbeitstag bei Vollzeitbeschäftigung beträgt im Regelfall 8 Stunden, dies ist die Standardeinstellung von titra, kann bei Bedarf aber durch eine*n Administrator*in über die globalen Einstellungen angepasst werden. Jede*r Mitarbeiter*in sucht sich das relevante Projekt an dem gerade gearbeitet wird, versieht es mit einer aussagekräftigen Tätigkeitsbeschreibung und trägt die geleistete Zeit ein. Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so gestaltet werden, dass Kund*innen auf einen Blick sehen, woran und wie lange gearbeitet wurde. Verrechenbare Aufwände können mit einer weiter unten beschriebenen Zusatzfunktion an Kund*innen geschickt werden. Nicht verrechenbare Zeiten sowie interne Tätigkeiten wie zum Beispiel Urlaub oder Fortbildungen werden auf eigene “nicht verrechenbare” Projekte gebucht.
Unterschiedliche Ansichten für die Zeiterfassung
Die Zeiterfassung kann dabei entweder in der Tagesansicht (dies ist die Standardansicht), alternativ aber auch in einer Wochen- bzw. Monatsansicht erfolgen. Die Tagesansicht eignet sich besonders für häufig wechselnde projektbezogene Tätigkeiten.
Die Erfassung in der Wochenansicht hingegen ist optimiert für die Erfassung von längerfristigen bzw. wiederkehrenden Tätigkeiten wie zum Beispiel Projektmanagement.
Für die gezielte Erfassung einzelner Tage oder die Übersicht der erfassten Zeiten in einem längeren Zeitraum ist die Monatsansicht empfehlenswert.
Für eine möglichst große Transparenz im eigenen Unternehmen sind alle eingetragenen Aufwände innerhalb eines Projektes auch für alle anderen Teammitglieder einsehbar.